SPECIALIST ADMINISTRATION ET MOYEN GENERAUX GRADE C

Job Description

GESTION ADMINISTRATIVE

  • En collaboration avec l’équipe de passation des marchés, élaborer les bons de commande pour tous les achats administratifs conformément aux procédures en vigueur ;
  • Tenir à jour les dossiers des dépenses administratives et des coûts (factures de loyers, électricité, eau, etc…) ;
  • Assurer le suivi des commandes, notamment des fournitures de bureau, jusqu’à la réception ;
  • Gérer le stock de matériel de bureau, s’assurer de la mise à disposition des Directions de l'entreprise et tenir un inventaire permanent des stocks
  • Assurer une gestion efficace des fournitures de bureau
  • Contribuer à l’élaboration des courriers du département administratif
  • Archiver les dossiers d’achat (demandes de cotation, bons de commande, rapport d’évaluation, etc.) ;
  • Archiver les documents administratifs (ordres de mission, termes de référence, courriers, etc…) ;
  • Apporter un appui au Manager Administration pour la gestion des contrats des prestataires de l’administration
    Gestion de la logistique
  • Organiser la logistique des voyages et déplacement du personnel de l'entreprise et, le cas échéant des consultants et entités de mise en œuvre : préparation des ordres de mission, réservation des billets d’avion et d’hôtel, affectation de véhicules et chauffeurs, etc. en collaboration avec les assistantes exécutives de direction
  • Organiser les ateliers et séminaires pour le bon déroulement des activités des projets et des Directions : planification en lien avec les Directions, réservation des salles et préparation des prestations afférentes (service traiteur, matériel informatique, etc.)
  • Assurer la communication avec les fournisseurs de services extérieurs, afin de s’assurer de la disponibilité de toute la logistique prévue pour les ateliers, les réunions et les événements tout en réservant une marge de manœuvre suffisante en cas de changement (horaire, lieu, etc.).
  • Elaborer le planning des chauffeurs et de l’utilisation des véhicules : affectation pour les voyages et les déplacements à Abidjan, révision des tableaux de bord des véhicules, gestion des cartes carburant et de la consommation du carburant, etc ;
  • Réaliser d’autres tâches complémentaires selon les instructions du Manager Administration
    Gestion des actifs
  • Gérer les actifs de l'entreprise : tenir à jour la liste de tous les actifs propriété de l'entreprise,
  • Participer à l’inventaire des actifs en lien avec le Département Finance,
  • S’assurer de l’installation et la maintenance des équipements de l'entreprise

CONNAISSANCES LINGUISTIQUES ET INFORMATIQUES

  • Maitrise parfaite du français oral et écrit
  • Bonne compétence en communication écrite et orale en anglais
  • Bonne connaissance de MS Office (Word, Excel, Power Point)

APTITUDES PRINCIPALES REQUISES

  • Excellentes compétences organisationnelles
  • Capacité à gérer une multitude de tâches et à les prioriser
  • Capacité à travailler avec un minimum de supervision, à gérer son temps et à être flexible
  • Attitude du service à la clientèle
  • Capacité à travailler sous pression et à gérer le stress ;
  • Sens de l’anticipation ;
  • Rigueur et disponibilité dans la relation avec les prestataires et invités de l'entreprise
  • Capacité à être ingénieux et proactif lorsque des problèmes surviennent
  • Maîtrise de l’outil téléphonique
  • Attitude professionnelle et bonne apparence vestimentaire
 
Get Jobs Like This By Email

Contact

Audrey Nzuzi Kai-Siku
+225 08 231 623
Ivory Coast