Dans le cadre du développement de son activité de formation continue (programmes certifiants, sessions catalogue, formations sur-mesure entreprises), un établissement d’enseignement supérieur renforce son équipe : Le/la Chargé(e) de coordination de la formation continue intervient en support direct du Responsable Formation Continue pour assurer la bonne exécution administrative et logistique des sessions et la qualité de service aux participants et intervenants.

Missions principales :

1. Gestion administrative (scolarité formation continue) :

• Réception et traitement des inscriptions (dossiers, pièces, conformité).
• Création et mise à jour des dossiers de formation continue (bases de données des entreprises et apprenants).
• Suivi des présences et des absences, édition des listes, émargements.
• Préparation et remise des attestations/certificats (selon procédures internes).

2. Coordination opérationnelle des sessions :

• Planification des sessions : calendrier, salles, supports, matériel, convocations.
• Coordination avec les intervenants (disponibilités, informations pratiques, logistique).
• Préparation des packs de session (supports, feuilles d’émargement, badges, etc.).
• Suivi du bon déroulement le jour J (accueil, orientation, gestion des imprévus).

3. Interface participants / intervenants / interne :

• Réponses aux sollicitations (participants, entreprises, intervenants) : informations, confirmations, relances.
• Interface avec les équipes internes (administration, finance, communication) pour fluidifier les opérations.

4. Suivi qualité & reporting :

• Collecte des évaluations à chaud, consolidation des retours et remontée des points d’amélioration.
• Mise à jour de tableaux de bord simples (inscrits, présents, taux de remplissage, satisfaction).
• Contribution à la formalisation des process (checklists, procédures…).

5. Appui ponctuel aux activités formation continue :

• Aide à la préparation de propositions et d’éléments administratifs (devis, conventions, documents de session) selon l’organisation interne de l’établissement.
• Support logistique lors d’événements liés à la formation (séminaires, conférences, sessions d’information).

Profil recherché :

Formation :

Bac+2/3 (gestion, administration, assistanat, scolarité et éducation) – Bac+5 accepté selon profil.

Expérience :

1 à 3 ans (stage significatif ou 1^ère expérience) en scolarité, administration de formation, assistanat de coordination, back-office services.

Compétences clés :

• Très bonne organisation, rigueur documentaire, sens du détail.
• Orientation service, aisance relationnelle et capacité à gérer plusieurs demandes en parallèle.
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel et Word).
• Aisance avec des outils de gestion du type CRM ou équivalents serait un plus non négligeable.
• Capacité à travailler avec des interlocuteurs variés (participants, entreprises, intervenants, équipes internes).

Langues :

Français courant ; anglais opérationnel apprécié.