Finance and Business Operations Manager
Aufgaben
Wir suchen einen Finance and Business Operations Coordinator (m/w) zur Unterstützung der Bereiche Finanzcontrolling und Buchhaltung.
Sie werden für die Optimierung interner Prozesse und die Ermöglichung reibungsloser Geschäftsabläufe verantwortlich sein. Sie werden in regelmäßigem Kontakt mit der Führungsebene des Startups stehen und als entscheidender Ansprechpartner im Team agieren.
Die Rolle umfasst insbesondere die folgenden Aufgaben:
- Durchführung monatlicher und quartalsweiser Finanzabschlüsse, um genaue Kontenabstimmungen und rechtzeitige Finanzberichte sicherzustellen.
- Überwachung aller Funktionen der Buchhaltung, einschließlich Gehaltsabrechnung, Rechnungsbearbeitung, Zahlungen an Lieferanten und Erstattungen an Mitarbeitern.
- Vorbereitung und Zusammenstellung von Dokumenten für öffentlich finanzierte Forschungsprojekte, einschließlich detaillierter Stundenzettel und Reisekostenabrechnungen.
- Verwaltung des Urlaubsplans des Unternehmens, Aufrechterhaltung eines aktualisierten Überblicks und effektive Kommunikation mit Teammitgliedern und unseren Steuerberatern.
- Planung, Buchung und Koordination von Reisearrangements für Mitarbeiter, die an Konferenzen, Besprechungen und Unternehmensveranstaltungen teilnehmen, um kosteneffiziente und bequeme Reisepläne sicherzustellen.
- Unterstützung bei der Talentakquise durch Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen, Verwaltung der ersten Bewerbungsprozesse und Hilfe bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Profil
Sind Sie neu oder haben Sie nur wenig Erfahrung? Das ist kein Problem. Für uns ist es wichtig, dass Sie schnell in den Job einsteigen wollen. Ein Startup in der Frühphase bietet einzigartige Möglichkeiten, alle Facetten der Funktion und des Unternehmens kennenzulernen.
Durch Ihren Einsatz sorgen Sie dafür, dass alle Geschäftsfunktionen reibungslos ablaufen. Diese Rolle ist entscheidend für das Wachstum und den langfristigen Erfolg des Unternehmens. In diesem Sinne suchen wir nach den folgenden Qualifikationen:
- Abschluss oder gleichwertige Erfahrung in Betriebswirtschaft, Buchhaltung, Finanzen, Physik/Wirtschaftsphysik oder anderen verwandten Bereichen.
- Hohe Fähigkeit im Projektmanagement, einschließlich der Fähigkeit, Projekte von der Konzeption bis zur Fertigstellung innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens zu planen, durchzuführen und zu überwachen.
- Nachgewiesene Eigenverantwortung und hohes Maß an Verantwortlichkeit in einem beruflichen oder akademischen Umfeld.
- Nachgewiesene starke Fähigkeit zum schnellen Lernen, insbesondere im Umgang mit neuen Technologien und Themen, die für die Rolle relevant sind.
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, komplexe Informationen aus verschiedenen Quellen zu synthetisieren und sie klar an verschiedene Teammitglieder zu kommunizieren.
- Kenntnisse in schriftlichem und gesprochenem Englisch und Deutsch.
- Beherrschung von Microsoft Office oder Google Workspace einschließlich fortgeschrittener Funktionen ist von Vorteil. Erfahrung in der Nutzung von ChatGPT zur Erlernung neuer Fähigkeiten und zur Automatisierung grundlegender Arbeitsabläufe ist bevorzugt.
- Stärken und Soft Skills: hohe Ansprüche, Enthusiasmus, Einsatzbereitschaft, Durchhaltevermögen, Zusammenarbeit, Höflichkeit.
