Assistenz für Veranstaltungsmanagement (m/w/d) in Teilzeit (25-30 Std.) am Standort Frankfurt am Main

Aufgabengebiete:
Planung, Organisation und Betreuung von ca. 18-20 stationären Veranstaltungen pro Jahr an verschiedenen Standorten (z. B. Frankfurt, Hamburg, Zürich, Düsseldorf) mit 10-50 Teilnehmern sowie ca. 10 Online-Webinaren.

Vorbereitung:

• Themenplanung in Zusammenarbeit mit der Teamleitung/Geschäftsführung

• Ansprache und Koordination von Referenten

• Erstellung von Factsheets zu jeder Veranstaltung

• Terminabstimmung mit den Referenten

• Recherche und Buchung geeigneter Veranstaltungsorte

• Verhandlung und Abschluss individueller Veranstaltungsverträge

• Erstellung von Templates für den Einladungsversand in der Veranstaltungssoftware (z. B. GUESTOO)

• Gestaltung, Abstimmung und Versand von Einladungen

• Erstellung und Pflege von Checklisten für jede Veranstaltung

• Abstimmung des Veranstaltungsablaufs vor Ort

• Auswahl und Bestellung von Speisen und Getränken

• Erstellung einer Kostenübersicht je Veranstaltung

• Erstellung und Pflege der Gästelisten

Durchführung:

• Letzte Überprüfung der Räumlichkeiten und Bestuhlung

• Steuerung und Koordination von Catering, Personal und Technik vor Ort

• Betreuung der Veranstaltung vor Ort und Ansprechpartner für Gäste und Dienstleister

Nachbereitung:

• Durchführung eines Follow-ups und Manöverkritik

• Kontrolle und Bewertung der erbrachten Leistungen der Dienstleister

• Überprüfung und Bearbeitung der Rechnungen

Sonstige Aufgaben:

• Kontinuierliche Pflege und Aktualisierung der Veranstaltungsübersicht

• Wöchentlicher Statusbericht im Jour-Fixe

• Führung der Master-Einladungsliste und Verwaltung der E-Mail-Verteiler

• Aktualisierung und Pflege der Veranstaltungs-Matrix

• Vorbereitung und Aktualisierung von Präsentationen

Veranstaltungsbuchhaltung:

• Sortierung und Zuordnung von Belegen

• Führung des Kassenbuchs für Barbelege