Обязанности:

• Организует встречу, прием, регистрацию, термометрию и необходимое обслуживание гостей, сотрудников и посетителей компании.

• Осуществляет и несет ответственность за прием и обработку телефонных звонков, входящей корреспонденции и электронной почты, регистрацию входящей/исходящей корреспонденции.

• Осуществляет координацию работы с почтовыми службами, подготовку всей необходимой документации и материалов к отправке, контролирует доставку корреспонденции и материалов по адресатам.

• Ведет работу с поставщиками по административно-хозяйственным вопросам (выбор, координация, взаимодействие, оформление документов, проведение оплаты и пр.).

• Организовывает проведение совещаний, тимбилдингов, деловых встреч и прочих мероприятий. Контролирует ход мероприятия, обеспечение участников всем необходимым и исполнение условий договора поставщиками услуг. Обеспечивает помощь и поддержку руководству и участникам по любым вопросам мероприятия.

• Осуществляет полную административную поддержку всем департаментам компании (распечатка, копирование, сканирование и т.п.).

• Координирует с охранным агентством офиса, в случае ЧС выезжает на место ЧС при необходимости привлекает специалиста по технике безопасности.

• По поручению руководителя готовит проекты писем, запросов, отчетов и других документов, касающихся деятельности Компании.

• Осуществляет сбор заявок с последующим заказом и распределением канцелярских и офисных принадлежностей, хоз. товаров, продуктов питания и прочих товаров для офиса.

• Обеспечивает хранение всех видов ТМЦ, необходимых для работы офиса, организует их выдачу и учет.

• Организует процесс и принимает участие в инвентаризации основных средств и ТМЦ компании.

• Поддерживает чистоту и порядок на своем рабочем месте и следит за порядком в офисе, соблюдает установленный порядок хранения документов и материальных ценностей.

• Осуществляет проверку документации и ее оформления в соответствии с требованиями и процедурами компании и передает их на подпись руководителю.

• Организовывает командировки сотрудников (сбор подтвержденных графиков командировок, заявок, состыковка рейсов, бронирование и выкуп авиа и ЖД билетов, бронирование гостиниц, организация трансфера, заказ такси) как с участием агентства, так и напрямую с поставщиками услуг.

• Оказывает визовую поддержку для сотрудников, гостей и партнеров компании, выезжающих за пределы Республики Казахстан (запись в Посольство, координация действий, связь между агентством и работниками, сбор документов, отправка их в агентство и др.) с участием агентства.

• Координирует и контролирует работу по подключению/отключению мобильной связи; подключению/отключению роумингов работников компании. Координация работу с оператором мобильной связи. Составляет письма на подключение интернета с подтверждением от руководителя соответствующего подразделения.

• Подготовка рабочего места, канц. товаров, визитных карт и т.п.

• Осуществляет проведение тендеров среди поставщиков административных услуг (хоз. товары, канц. товары, жизнедеятельность офиса и т.п.) и выносит на рассмотрение руководству.

• Осуществляет своевременный контроль по оформлению/закрытию оплаты счетов соответствующих поставщиков.

Условия:

• Медицинская страховка после испытательного срока.
• Покрытие транспортных расходов.